Flujo de ventas

Flujo de Ventas Ruralkamp 2026

Ecosistema de Herramientas

Mapa general del sistema de ventas y gestión de clientes

Herramientas del ecosistema

El proceso comercial de Ruralkamp se apoya en tres herramientas principales que trabajan de forma coordinada, más una capa de canales de entrada que alimentan el embudo.

Kommo CRM

Gestión de leads, seguimiento comercial y pipeline de ventas. Centro de operaciones de Nerea.

Preventa y seguimiento

EasyManager

Formulario de inscripción, cobro mediante Stripe y registro de clientes finales.

Venta y postventa

Mailchimp

Newsletters, secuencias de nurturing y campañas de remarketing por email.

Email marketing

Meta Ads

Campañas de captación y retargeting en Facebook e Instagram con Pixel integrado.

Google Ads

Campañas de búsqueda para captar demanda activa de campamentos de verano.

Hootsuite o similar

Programación y gestión de publicaciones en redes sociales.

Por definir

Flujo general de datos

Instagram

TikTok

Web

Terceros

Colegios

→

KOMMO CRM
Gestión y seguimiento de leads

↔

Mailchimp
Nurturing automático

→

EASYMANAGER + STRIPE
Inscripción y pago

Resumen de responsabilidades

Kommo: donde vive el lead hasta que paga

EasyManager: donde se formaliza la inscripción

Mailchimp: comunicación masiva automatizada

Nerea: atención personalizada y cierre

Bot: filtro inicial y respuestas básicas

Actualización manual: EasyManager → Kommo

Pipeline de Kommo

Etapas del embudo de ventas y criterios de avance

Visión general del pipeline

El embudo de ventas consta de 9 etapas que reflejan el recorrido del lead desde el primer contacto hasta la venta cerrada. El diseño contempla el ciclo largo de decisión (enero a julio) y permite gestionar tanto conversiones rápidas como leads que necesitan nurturing prolongado.

1 Primer contacto

Lead entra al sistema. Origen: WhatsApp, Instagram, TikTok, web, llamada o referido.

Acción: Respuesta en menos de 2h (bot o Nerea)

2 Información enviada

Se ha enviado dossier, planning o respuesta a sus dudas específicas.

Acción: Esperar 48-72h antes de seguimiento

3 Esperando respuesta

Lead no ha respondido. Se realizan seguimientos programados.

Acción: Máximo 3 intentos en 10 días

4 Remarketing

Lead frío. Pasa a nurturing automático vía Mailchimp y retargeting Meta.

Acción: Sin seguimiento activo de Nerea

5 Formulario enviado

Lead interesado. Se le ha enviado enlace al formulario de inscripción de EasyManager.

Acción: Seguimiento a las 24h si no completa

6 Pago parcial (100€)

Ha pagado la señal. Plaza reservada pero pendiente de documentación.

Acción: Solicitar autorización y tarjeta sanitaria

7 Documentación recibida

Autorización firmada y tarjeta sanitaria entregadas. Pendiente pago total.

Acción: Recordatorio de pago antes del 10 junio

8 Pago total · VENDIDO

Inscripción completada. Cliente pasa a gestión post-venta.

Acción: Email confirmación + info 15 junio

9 Rechazado / No interesado

Lead descartado. Se registra motivo para análisis posterior.

Acción: Registrar motivo de rechazo

Entradas directas a etapas específicas

Ventas desde plataformas de terceros

Buscocampamentos, Solocampamentos y similares. Si llegan con pago ya realizado, entran directamente en etapa 7 (documentación pendiente) o etapa 8 (vendido) según el caso.

Consultas desde terceros

Si el lead viene de una plataforma pero solo consulta (sin pago previo), entra en etapa 1 como cualquier otro lead, con etiqueta de origen "Plataforma terceros".

Campos y Etiquetas

Información a registrar en cada lead para seguimiento y análisis

Campos personalizados del lead

Estos campos deben crearse en Kommo para cada lead. Permiten a Nerea tener toda la información relevante de un vistazo y facilitan el análisis posterior de la campaña.

Datos del niño

Nombre del niño Texto

Edad Número

Colegio Texto

Alergias / Necesidades especiales Texto largo

Datos de la reserva

Turno preferido Selector: Semana 1 / 2 / 3 / 4

Transporte Selector: No / Madrid / Bilbao / Burgos / Logroño / Zaragoza

Descuento aplicable Selector (ver tabla)

Precio final Número

Tracking y atribución

Canal de origen Selector (ver etiquetas)

UTM Campaign Texto

¿Cómo nos conociste? Texto

Fecha primer contacto Fecha (automático)

Sistema de etiquetas

Las etiquetas permiten segmentar leads y trackear acciones sin crear etapas adicionales en el pipeline. Se organizan por colores según su categoría.

Canal de origen

WhatsApp Instagram TikTok Google Ads Meta Ads Web orgánico Plataforma terceros Colegio Referido Llamada directa

Estado de documentación

Formulario recibido Autorización firmada Tarjeta sanitaria Documentación completa

Acciones de remarketing

Email 1 enviado Email 2 enviado WhatsApp seguimiento Llamada realizada

Tipo de descuento

Dto. Colegio Dto. Hermanos Dto. Grupo amigos Dto. Repetidor

Motivos de rechazo

Cuando un lead pasa a "Rechazado/No interesado", se debe seleccionar uno de estos motivos para análisis posterior:

No le interesa el concepto

Precio muy alto

Edad fuera de rango (6-12)

Ya reservó en otro campamento

Fechas no le encajan

Ubicación lejos de su ciudad

Este año no, quizás el próximo

No responde (lead frío)

Otro motivo (especificar)

Automatizaciones por Etapa

Acciones automáticas, triggers y conexiones entre herramientas

Automatizaciones en Kommo

Las siguientes automatizaciones reducen el trabajo manual de Nerea y aseguran que ningún lead quede sin atender. Se configuran en la sección "Automatizaciones" de cada etapa del pipeline.

Etapa 1 Primer contacto

Cuando: Lead creado desde WhatsApp/IG/TikTok

Hacer: Asignar a Nerea + Notificación inmediata

Hacer: Enviar mensaje automático de bienvenida (bot)

Etapa 2 Información enviada

Cuando: Lead movido a esta etapa

Hacer: Crear tarea "Seguimiento" para 72h después

Hacer: Añadir a lista Mailchimp "Interesados"

Etapa 3 Esperando respuesta

Cuando: Lead lleva 10 días sin responder

Hacer: Mover automáticamente a "Remarketing"

Hacer: Notificar a Nerea antes del movimiento

Etapa 4 Remarketing

Cuando: Lead entra en esta etapa

Hacer: Mover a lista Mailchimp "Nurturing"

Hacer: Añadir a audiencia Meta para retargeting

Etapa 6 Pago parcial (100€)

Cuando: Lead movido a esta etapa

Hacer: Enviar email solicitando documentación

Hacer: Crear tarea "Revisar documentación" 5 días

Etapa 8 Pago total · VENDIDO

Cuando: Lead movido a esta etapa

Hacer: Enviar email de confirmación automático

Hacer: Mover a lista Mailchimp "Clientes 2026"

Hacer: Eliminar de audiencias de retargeting

Sincronización Kommo → Mailchimp

Etapa en Kommo Lista en Mailchimp Secuencia activa

Información enviada Interesados Bienvenida + info básica

Remarketing Nurturing Secuencia 4 emails (15 días)

Pago parcial Reservas activas Recordatorios documentación

Vendido Clientes 2026 Info práctica 15 junio

Rechazado "quizás próximo año" Potenciales 2027 Reactivación enero 2027

Calendario de Comunicaciones

Fechas clave y acciones programadas durante la campaña 2026

Línea temporal de la campaña

ENE 1-30

Inicio de campañas publicitarias

Arranque de Google Ads y Meta Ads. Descuento early bird activo (10% hasta 30 enero). Newsletter de lanzamiento a base de datos.

Período de early bird

FEB 1-28

Nurturing activo

Secuencias de email a leads captados en enero. Seguimiento activo de Nerea. Contenido orgánico en redes sociales.

MAR-ABR Semana Santa

Jornada de puertas abiertas

Invitación a familias interesadas a visitar el Albergue La Casa de Gándara. Oportunidad de ver instalaciones y resolver dudas en persona.

Recomendación

ABR 30

Fecha límite cancelación con 20€

Comunicar a leads con pago parcial. Después de esta fecha, penalización de 100€.

Fecha límite

MAY Puente

Segunda opción puertas abiertas

Si no se hizo en Semana Santa, el puente de mayo es alternativa. Última oportunidad antes del cierre de inscripciones.

Alternativa

JUN 1

Fecha límite cancelación con 100€

Comunicar a leads con pago parcial. A partir del 2 junio no hay devolución.

Fecha límite

JUN 10

Fecha límite pago total

Enviar recordatorios a clientes con pago parcial pendiente de completar.

Fecha límite

JUN 15

Email información práctica

Envío masivo a todos los clientes con: punto de recogida del bus, horarios, lista de equipaje, grupo WhatsApp de padres, contacto de emergencia.

Comunicación clave

JUN-JUL 15+

Últimas plazas / Recaptación

Si quedan plazas, campañas de última hora con posibles incentivos: descuentos especiales, transporte gratis, etc.

Si aplica

JUL 3-5

Recordatorio pre-campamento

Mensaje 3-5 días antes de cada turno: recordar punto de encuentro, horario, contacto. Tranquilizar a padres.

Comunicación clave

JUL 6

Inicio del campamento

Primer turno arranca. Turnos semanales hasta el 2 de agosto.

Inicio Ruralkamp 2026

Flujos por Tipo de Lead

Recorrido específico según el canal de origen y situación del lead

Lead desde WhatsApp / Instagram / TikTok

Automático → Nerea

1 Mensaje entra en Kommo automáticamente (integración nativa)

2 Bot responde con mensaje de bienvenida y preguntas básicas

3 Si pregunta compleja → Nerea toma el control (horario 9-20h)

4 Nerea envía dossier y resuelve dudas → Etapa 2

5 Seguimiento según respuesta del lead

Lead desde Web (formulario de contacto)

Automático

1 Formulario web crea lead en Kommo con datos + UTM

2 Email automático de confirmación + dossier adjunto

3 Lead entra en Etapa 2 "Información enviada"

4 Nerea contacta por WhatsApp/email en 24-48h

Lead desde Google Ads / Meta Ads

UTM tracking

1 Clic en anuncio → Landing con UTMs → Formulario o WhatsApp

2 UTM se guarda automáticamente en campo personalizado

3 Se etiqueta según canal (Google Ads / Meta Ads)

4 Sigue flujo normal según punto de entrada (web o WhatsApp)

Venta cerrada desde plataforma terceros

Entrada directa etapa 7-8

1 Buscocampamentos / Solocampamentos notifican venta

2 Nerea crea lead manualmente con etiqueta "Plataforma terceros"

3 Si pago ya hecho → Etapa 7 (pendiente documentación)

4 Contactar para solicitar autorización y tarjeta sanitaria

Lead referido (colegio, boca a boca)

Manual + descuento

1 Contacto llega por llamada, email o mencionando referencia

2 Nerea crea lead manualmente y pregunta "¿cómo nos conociste?"

3 Registrar colegio si aplica → calcular descuento grupo

4 Etiquetar como "Colegio" o "Referido" según corresponda

Consulta desde terceros (sin pago)

Oportunidad de venta directa

1 Lead contacta mencionando que vio Ruralkamp en plataforma

2 Crear lead en Etapa 1 con etiqueta "Plataforma terceros"

3 Intentar cerrar venta directa (sin comisión de plataforma)

4 Seguimiento normal si no cierra inmediatamente

Recomendaciones Adicionales

Observaciones, mejoras sugeridas y próximos pasos

★

Jornada de puertas abiertas

Organizar una visita al Albergue La Casa de Gándara en Semana Santa o puente de mayo. Para padres que dudan, ver las instalaciones en persona puede ser el factor decisivo. Permite resolver objeciones sobre seguridad, alojamiento y supervisión de forma directa.

Acción: Planificar fecha, crear evento en redes, invitar a leads de etapas 3-4

●

Control de plazas en tiempo real

Establecer un protocolo de actualización diaria entre EasyManager y Kommo. Crear un campo visible en el dashboard de Kommo con plazas disponibles por turno. Las ventas de terceros deben notificarse a Nerea inmediatamente para evitar overbooking.

Acción: Definir responsable de actualización y frecuencia

●

Conexión EasyManager → Kommo

Explorar integración vía Zapier o Make para que cuando un cliente complete el pago en EasyManager, el lead en Kommo se actualice automáticamente. Esto elimina trabajo manual y reduce errores.

Acción: Investigar si EasyManager tiene webhooks o API disponible

●

Actualización del dossier de descuentos

El dossier actual menciona descuentos diferentes a la estructura final definida (colegio, hermanos, grupo amigos, repetidores). Actualizar el PDF antes del lanzamiento de campañas para evitar confusiones.

Acción: Revisar y actualizar sección de precios en todos los materiales

●

Remarketing en Google Ads

Además de Meta Ads, considerar remarketing en Google Display Network para impactar a leads que visitaron la web pero no convirtieron. El pixel de Google complementa al de Meta para mayor cobertura.

Acción: Configurar audiencias de remarketing en Google Ads

●

Testimonios de familias

Para una primera edición sin histórico, conseguir testimonios de familias que hayan participado en campamentos anteriores del equipo (mencionan 8 años de experiencia). Incluir en web, dossier y anuncios.

Acción: Recopilar 3-5 testimonios con foto antes del lanzamiento

●

Recordatorio pre-campamento

Además del email del 15 de junio, enviar un recordatorio breve 3-5 días antes de cada turno. Los padres agradecen la tranquilidad de saber que todo está listo y recibir el punto de encuentro una última vez.

Acción: Programar recordatorio automático en Mailchimp por turno

Tabla de descuentos (referencia rápida)

Tipo Condición Descuento Precio final

Colegio 3 niños mismo colegio –20€/niño 479€

Colegio 5 niños mismo colegio –30€/niño 469€

Hermanos 1º hermano –10% 449€

Hermanos 2º hermano –15% 424€

Hermanos 3º hermano o más –20% 399€

Grupo amigos 3-5 niños –5% 474€

Grupo amigos 6-9 niños –7% 464€

Grupo amigos 10+ niños –10% 449€

Repetidor Asistió años anteriores –50€ 449€

Solo se aplica un descuento por niño: el más favorable. No acumulables.

Próximos pasos

Configurar pipeline en Kommo con las 9 etapas definidas

Crear campos personalizados y etiquetas en Kommo

Integrar WhatsApp, Instagram y TikTok con Kommo

Configurar bots de respuesta inicial por canal

Crear listas y secuencias en Mailchimp

Actualizar dossier con estructura de descuentos final

Manual Operativo de Atención

Protocolo paso a paso para cada etapa del proceso de venta

Datos obligatorios a captar en primer contacto

Independientemente del canal por el que entre el lead, la persona de atención debe intentar obtener esta información en la primera conversación:

Datos del contacto

Nombre del padre/madre

Teléfono de contacto

Ciudad/provincia de origen

Cómo nos ha conocido

Datos del niño

Nombre del niño/a

Edad (verificar rango 6-12)

¿Ha estado antes en Ruralkamp?

¿Viene con hermanos?

¿Viene con amigos/compañeros de colegio?

Datos de interés

Turno/semana preferido

¿Necesita transporte?

Dudas específicas que tenga

Colegio del niño (para descuentos)

Canal de origen (etiquetar)

Tiempos de respuesta y seguimiento

Respuesta a lead nuevo Máximo 2 horas En horario de atención (9:00-20:00h)

Primer seguimiento tras enviar info 3 días Si no hay respuesta del lead

Segundo seguimiento 7 días Desde el primer contacto

Tercer seguimiento (último) 10 días Después pasa a Remarketing

Solicitar documentación tras pago parcial 5 días Si no la envían voluntariamente

Protocolo por etapa

Etapa 1: Primer contacto

Objetivo: Cualificar al lead y generar interés

1. Responder en menos de 2h con mensaje de bienvenida

2. Presentarse brevemente y agradecer el contacto

3. Preguntar nombre del niño y edad para verificar rango

4. Captar datos básicos (ver checklist arriba)

5. Detectar dudas o necesidades específicas

6. Registrar toda la información en Kommo

7. Etiquetar según canal de origen

Siguiente paso: Enviar dossier → Mover a Etapa 2

Etapa 2: Información enviada

Objetivo: Resolver dudas y avanzar hacia la reserva

1. Enviar dossier principal + planning de actividades

2. Personalizar el mensaje según sus dudas específicas

3. Mencionar descuentos aplicables si los hay

4. Indicar disponibilidad del turno que le interesa

5. Crear tarea de seguimiento para 3 días

6. Añadir a lista Mailchimp "Interesados"

Si responde: Resolver dudas y enviar formulario

Si no responde: Mover a Etapa 3 a los 3 días

Etapa 3: Esperando respuesta

Objetivo: Reactivar al lead con seguimientos espaciados

1. Día 3: Primer seguimiento, preguntar si recibió la info

2. Día 7: Segundo seguimiento, ofrecer resolver dudas

3. Día 10: Tercer seguimiento, mencionar plazas limitadas

4. Añadir etiqueta por cada acción realizada

5. Registrar en notas el resultado de cada intento

Si responde: Volver a Etapa 2 o avanzar según interés

Si no responde tras 3 intentos: Mover a Etapa 4

Etapa 4: Remarketing

Objetivo: Mantener contacto pasivo hasta reactivación

1. Mover a lista Mailchimp "Nurturing"

2. Añadir a audiencia Meta para retargeting

3. No hacer seguimiento activo desde atención

4. Si el lead vuelve a escribir, mover a Etapa 2

5. Revisar periódicamente por si hay reactivaciones

El lead recibirá emails automáticos y anuncios

Etapa 5: Formulario enviado

Objetivo: Conseguir que complete inscripción y pago

1. Enviar enlace al formulario de EasyManager

2. Explicar proceso: formulario + pago señal 100€

3. Recordar descuento aplicable si lo hay

4. Confirmar turno y disponibilidad antes de enviar

5. Crear tarea de seguimiento para 24h

6. Si no completa en 24h, contactar para ayudar

Cuando pague señal: Mover a Etapa 6

Etapa 6: Pago parcial (100€)

Objetivo: Obtener documentación obligatoria

1. Confirmar recepción del pago y agradecer

2. Enviar email solicitando documentación

3. Documentos: Autorización firmada + Tarjeta sanitaria

4. Crear tarea de seguimiento para 5 días

5. Añadir etiqueta por cada documento recibido

6. Recordar fecha límite pago total: 10 de junio

Cuando tenga toda la documentación: Mover a Etapa 7

Etapa 7: Documentación recibida

Objetivo: Conseguir el pago total antes del 10 de junio

1. Confirmar que documentación está completa

2. Añadir etiqueta "Documentación completa"

3. Recordar importe pendiente y fecha límite

4. Enviar recordatorio 1 semana antes del 10 junio

5. Enviar recordatorio 2 días antes si no ha pagado

Cuando pague total: Mover a Etapa 8 (VENDIDO)

Etapa 8: Vendido

Objetivo: Confirmar venta y preparar post-venta

1. Enviar email de confirmación de inscripción

2. Mover a lista Mailchimp "Clientes 2026"

3. Eliminar de audiencias de retargeting

4. Actualizar contador de plazas del turno

5. Informar que recibirá info práctica el 15 de junio

6. Celebrar internamente (grupo WhatsApp equipo)

Ver Sección 10: Post-Campamento

Comunicación interna del equipo

Grupo de WhatsApp

Canal principal para coordinación diaria: avisar de leads importantes, compartir dudas, informar de ventas cerradas, actualizar disponibilidad de plazas.

Teléfono directo

Solo para urgencias: quejas graves, situaciones que requieren decisión inmediata, problemas técnicos que bloquean la atención.

Notas en Kommo

Toda gestión debe quedar registrada en la ficha del lead. Si otra persona retoma el caso, debe poder entender el histórico completo.

Plantillas de Mensajes

Banco de respuestas adaptables para cada situación

Estas plantillas sirven como base. Deben personalizarse con el nombre del contacto y adaptarse según el contexto de cada conversación. El tono es cercano pero profesional.

Mensaje de bienvenida inicial

¡Hola [NOMBRE]! Gracias por escribirnos.

Encantados de contarte sobre Ruralkamp. Somos un campamento de verano en plena naturaleza, en los Valles Pasiegos de Cantabria, para niños de 6 a 12 años. Una semana sin pantallas, con actividades al aire libre, talleres y mucha aventura.

Para poder ayudarte mejor, ¿me dices el nombre y la edad de tu hijo/a? Así te cuento todo lo que necesites saber.

Usar en: Primer contacto desde cualquier canal

Envío del dossier informativo

¡Perfecto, [NOMBRE]!

Te envío toda la información de Ruralkamp: el dossier con los detalles del campamento y el planning de actividades día a día.

[ADJUNTAR DOSSIER + PLANNING]

El campamento es del 6 de julio al 2 de agosto, con turnos semanales. El precio es de 499€ con todo incluido: alojamiento, pensión completa, actividades, monitores titulados y seguro.

Si tienes cualquier duda, aquí estoy para resolverla. ¿Qué turno te vendría mejor?

Usar en: Después de captar datos básicos

Respuesta a "¿Cuánto cuesta?"

¡Hola [NOMBRE]!

El precio del campamento es de 499€ por niño para la semana completa. Incluye absolutamente todo: alojamiento, pensión completa con comida casera, todas las actividades, monitores titulados con más de 8 años de experiencia, seguro de accidentes y responsabilidad civil, y una camiseta de recuerdo.

Solo está aparte el transporte si lo necesitas (hay buses desde Madrid, Bilbao, Burgos, Logroño y Zaragoza).

Además, tenemos descuentos por hermanos, por grupos de amigos o si vienen varios niños del mismo colegio. ¿Me cuentas un poco más para ver si aplica alguno?

Usar en: Cuando preguntan directamente por precio

Respuesta sobre seguridad y monitores

¡Muy buena pregunta, [NOMBRE]! Es lo más importante.

Nuestro equipo de monitores tiene titulación oficial y más de 8 años de experiencia organizando campamentos. Los niños están supervisados las 24 horas.

El campamento está diseñado exclusivamente para niños de 6 a 12 años, lo que nos permite adaptar las actividades a su edad. No somos un campamento masivo: grupos reducidos y trato cercano.

El albergue tiene todas las comodidades: habitaciones compartidas con ropa de cama, comedor con cocina casera, zonas verdes y espacios cubiertos. Y contamos con seguro de responsabilidad civil y accidentes.

¿Te queda alguna duda más sobre este tema?

Usar en: Cuando preguntan por seguridad, supervisión o monitores

Respuesta sobre actividades

¡Las actividades son lo mejor, [NOMBRE]!

Cada día tiene una programación completa: juegos cooperativos y talleres manuales por la mañana, aventura y senderismo por la tarde, y veladas nocturnas con cine al aire libre, fuego de campamento y observación de estrellas.

Hay de todo: rocódromo, tirolina, huerto, cocina, excursión a una cascada, juegos acuáticos, búsqueda del tesoro... Te envío el planning día a día para que lo veas en detalle.

La idea es que los niños jueguen, exploren, se ensucien de barro y vuelvan a casa con mil historias que contar.

Usar en: Cuando preguntan qué harán los niños

Respuesta sobre alimentación y alergias

¡Claro, [NOMBRE]!

Cocinamos en nuestras propias instalaciones con menús caseros y equilibrados. Desayuno, comida, merienda y cena todos los días.

Tenemos menús adaptados para celíacos, intolerantes a la lactosa o cualquier otra necesidad. Solo hay que indicarlo en el formulario de inscripción y lo preparamos sin problema.

¿Tu hijo/a tiene alguna alergia o necesidad especial que debamos conocer?

Usar en: Cuando preguntan por comida o mencionan alergias

Primer seguimiento (3 días sin respuesta)

¡Hola [NOMBRE]!

Te escribo por si te quedó alguna duda sobre Ruralkamp o la información que te envié. ¿Pudiste verla?

Si necesitas que te amplíe algo o tienes cualquier pregunta, aquí estoy. ¡Estaré encantada de ayudarte!

Usar en: 3 días después de enviar info sin respuesta

Segundo seguimiento (7 días)

¡Hola de nuevo, [NOMBRE]!

Solo quería asegurarme de que recibiste toda la información sobre el campamento. Sé que es una decisión importante y que seguramente estás valorando opciones.

Si tienes cualquier duda que te esté frenando, me encantaría poder resolverla. Y si prefieres, también podemos hacer una llamada rápida para contarte todo más en detalle.

¿Qué te parece?

Usar en: 7 días desde el primer contacto

Tercer seguimiento (último antes de remarketing)

¡Hola [NOMBRE]!

Te escribo una última vez por si sigue interesándote Ruralkamp para este verano. Entiendo que a veces el momento no es el adecuado o surgen otras prioridades.

Solo quería recordarte que las plazas son limitadas (50 por turno) y que algunos turnos se van llenando.

Si en algún momento quieres retomar la conversación, aquí estaremos. ¡Un saludo!

Usar en: 10 días, último intento antes de pasar a remarketing

Envío de formulario de inscripción

¡Genial, [NOMBRE]! Me alegra mucho que os hayáis decidido.

Te envío el enlace al formulario de inscripción: [ENLACE EASYMANAGER]

El proceso es sencillo: rellenas los datos y realizas el pago de la señal de 100€. Con eso la plaza queda reservada para [NOMBRE DEL NIÑO] en el turno [X].

Después te pediré la autorización firmada y una copia de la tarjeta sanitaria. Y el resto del pago se hace antes del 10 de junio.

Si tienes cualquier problema con el formulario, me dices y te ayudo.

Usar en: Cuando el lead confirma que quiere reservar

Confirmación de pago parcial recibido

¡Hola [NOMBRE]!

¡Ya hemos recibido la reserva de [NOMBRE DEL NIÑO]! Bienvenidos a la familia Ruralkamp.

Para completar la inscripción, necesito que me envíes:

1. La autorización firmada (te la adjunto)
2. Una copia de la tarjeta sanitaria del niño/a

Puedes enviarla por aquí mismo o por email.

Recuerda que el resto del pago (XXX€) debe hacerse antes del 10 de junio. El 15 de junio os enviaremos toda la información práctica: punto de encuentro, horarios, lista de equipaje y el grupo de WhatsApp de padres.

¡Ya queda menos para la aventura!

Usar en: Cuando se confirma el pago de la señal

Solicitud de documentación (recordatorio)

¡Hola [NOMBRE]!

Solo te escribo para recordarte que aún nos falta recibir la documentación de [NOMBRE DEL NIÑO]:

- Autorización firmada
- Tarjeta sanitaria

Cuando puedas, envíamelo por aquí y ya quedará todo listo. ¡Gracias!

Usar en: 5 días después del pago si no han enviado docs

Recordatorio pago total (1 semana antes)

¡Hola [NOMBRE]!

Te escribo para recordarte que el plazo para completar el pago de Ruralkamp termina el 10 de junio. Queda pendiente un importe de XXX€.

Puedes hacerlo desde este enlace: [ENLACE PAGO]

Si tienes cualquier duda o necesitas algo, aquí estoy. ¡Ya queda muy poco para la aventura!

Usar en: 7 días antes del 10 de junio si no ha pagado

Confirmación de inscripción completa

¡Hola [NOMBRE]!

¡Todo listo! La inscripción de [NOMBRE DEL NIÑO] para Ruralkamp 2026 está completada.

El 15 de junio recibirás un email con toda la información práctica: punto de encuentro del bus, horarios exactos, lista de qué meter en la mochila, contactos de emergencia y el enlace al grupo de WhatsApp de padres de vuestro turno.

Si antes de esa fecha te surge cualquier duda, ya sabes dónde encontrarnos.

¡Muchas gracias por confiar en nosotros! Nos vemos en julio.

Usar en: Cuando se confirma el pago total

Post-Campamento y Fidelización

Comunicaciones y acciones después de que el niño termine su semana

Calendario post-campamento

Una vez que cada turno finaliza, se activa una secuencia de comunicaciones para fidelizar a la familia y convertirla en embajadora de Ruralkamp.

Día +1

Email de agradecimiento

Agradecer la confianza, preguntar cómo ha llegado el niño a casa, y adelantar que en los próximos días recibirán fotos y vídeos.

Día +3 a +5

Envío de fotos y vídeos personalizados

Email con enlace a galería o carpeta compartida con las fotos donde aparece su hijo/a. Incluir vídeo resumen del turno si está disponible. Este contenido es oro para que los padres compartan en redes.

Día +7

Encuesta de satisfacción

Formulario breve (5-7 preguntas) para conocer su valoración: experiencia del niño, comunicación, instalaciones, monitores, si repetiría, sugerencias. Usar Google Forms o similar.

Día +10

Solicitud de reseña

Si la encuesta fue positiva, enviar mensaje pidiendo amablemente que dejen una reseña en Google y/o compartan su experiencia en redes sociales. Facilitar el enlace directo.

Día +14

Comunicación sobre descuento repetidor

Informar del descuento de 50€ para el año siguiente. Mensaje tipo: "Si [NOMBRE] quiere volver el próximo año, tendrá 50€ de descuento por ser parte de la familia Ruralkamp".

Plantillas post-campamento

Email de agradecimiento (Día +1)

¡Hola [NOMBRE]!

Esperamos que [NOMBRE DEL NIÑO] haya llegado bien a casa y esté contándoos todas las aventuras de esta semana.

Queríamos daros las gracias por haber confiado en Ruralkamp. Para nosotros ha sido un placer tener a [NOMBRE DEL NIÑO] con nosotros.

En los próximos días os enviaremos las fotos y vídeos del campamento para que podáis revivir los mejores momentos.

Si tenéis cualquier comentario o sugerencia, nos encantará escucharos.

¡Un abrazo de todo el equipo!

Enviar: 1 día después de finalizar el turno

Envío de fotos y vídeos (Día +3/+5)

¡Hola [NOMBRE]!

¡Ya tenemos las fotos del campamento! Aquí os dejamos el enlace a la galería con todas las imágenes donde aparece [NOMBRE DEL NIÑO]:

[ENLACE A CARPETA/GALERÍA]

También os compartimos el vídeo resumen del turno, que recoge los mejores momentos de la semana: [ENLACE VÍDEO]

Esperamos que os gusten y que os traigan muy buenos recuerdos. Si queréis compartirlas en redes, ¡estaremos encantados de veros! Podéis etiquetarnos en @ruralkamp.

¡Un abrazo!

Enviar: 3-5 días después del turno

Encuesta de satisfacción (Día +7)

¡Hola [NOMBRE]!

Nos encantaría conocer vuestra opinión sobre la experiencia de [NOMBRE DEL NIÑO] en Ruralkamp. Vuestro feedback nos ayuda a mejorar cada año.

¿Podríais dedicarnos 2 minutos a rellenar esta breve encuesta?

[ENLACE ENCUESTA]

¡Muchas gracias! Vuestra opinión es muy importante para nosotros.

Enviar: 7 días después del turno

Solicitud de reseña (Día +10)

¡Hola [NOMBRE]!

Vimos que vuestra experiencia en Ruralkamp fue positiva, ¡y eso nos alegra muchísimo!

Si tenéis un momento, nos ayudaría mucho que dejarais una reseña en Google. Así otras familias que están buscando campamento pueden conocer experiencias reales como la vuestra.

Podéis hacerlo desde aquí: [ENLACE GOOGLE REVIEWS]

¡Gracias de corazón! Y si alguna vez necesitáis algo, aquí estamos.

Enviar: 10 días después (solo si encuesta positiva)

Comunicación descuento repetidor (Día +14)

¡Hola [NOMBRE]!

Esperamos que [NOMBRE DEL NIÑO] siga recordando con cariño su semana en Ruralkamp.

Queríamos contaros que, como ya sois parte de la familia Ruralkamp, el próximo año [NOMBRE DEL NIÑO] tiene un descuento especial de 50€ si quiere volver a vivir la aventura.

El descuento estará disponible hasta el 31 de mayo de 2027 (según disponibilidad). Cuando abramos inscripciones os avisaremos con prioridad.

¡Ojalá nos volvamos a ver el próximo verano!

Enviar: 14 días después del turno

Mantenimiento del contacto durante el año

Newsletter trimestral

Enviar 3-4 emails al año a la lista "Clientes 2026" con contenido de valor: consejos sobre desconexión digital, fotos de temporadas anteriores, novedades del albergue, artículos sobre naturaleza y crianza.

Felicitación navideña

Email o postal digital en diciembre felicitando las fiestas. Mensaje cálido sin intención comercial directa. Refuerza el vínculo emocional.

Redes sociales

Mantener activos Instagram y TikTok con contenido del campamento. Los padres que ya vinieron interactuarán y amplificarán el alcance. Animar a que sigan las cuentas.

Remarketing Temporada 2027

Reactivación de clientes anteriores y leads no convertidos

Segmentos a reactivar

Para la campaña 2027, trabajaremos con dos segmentos diferentes que requieren estrategias distintas:

Clientes 2026 (Repetidores potenciales)

Quiénes son: Familias cuyos hijos asistieron al campamento en 2026.

Ventaja: Ya conocen el producto, confían en vosotros y tienen el descuento de 50€.

Intensidad: Alta. Son vuestra mejor oportunidad de venta.

Objetivo: Que reserven antes que el público general.

Leads no convertidos 2026

Quiénes son: Personas que contactaron pero no reservaron. Especialmente los que dijeron "este año no, quizás el próximo".

Ventaja: Ya mostraron interés, conocen el producto.

Intensidad: Suave. No agobiar, dar segunda oportunidad.

Objetivo: Reactivar su interés con contenido emocional + incentivo.

Calendario de reactivación 2027

1 ENE

Clientes 2026

Felicitación de Año Nuevo + Invitación prioritaria

Email cálido felicitando el año con mensaje tipo: "Esperamos que [NOMBRE DEL NIÑO] siga recordando su aventura. Si quiere volver este verano, tiene plaza reservada con 50€ de descuento. ¡Escríbenos!"

15 ENE

Leads no convertidos

Email emocional con fotos/vídeos 2026

Mostrar lo que se perdieron: galería de fotos, vídeo resumen del campamento, testimonios de familias. Mensaje: "Este verano, no te lo pierdas". Sin descuento todavía.

20 ENE

Clientes 2026

Apertura oficial de inscripciones

Comunicar que ya pueden reservar plaza con su descuento de repetidor. Recordar que el descuento es válido hasta el 31 de mayo y según disponibilidad.

1 FEB

Leads no convertidos

Segunda oportunidad con descuento

Si no respondieron al email emocional, enviar código de descuento exclusivo: "VUELVE2027" con 25-30€ de descuento, válido solo hasta fin de febrero. Genera urgencia.

15 FEB

Clientes 2026

Recordatorio de plazas limitadas

A los que aún no han reservado, recordar que las plazas se van llenando y que tienen prioridad por ser familia Ruralkamp. Urgencia suave.

28 FEB

Leads no convertidos

Último día del código descuento

Recordatorio de que el código VUELVE2027 caduca hoy. Último intento de conversión.

31 MAY

Clientes 2026

Fin del descuento repetidor

Último aviso a los que no han reservado: el descuento de 50€ termina hoy. Después podrán reservar pero sin descuento especial.

Plantillas de reactivación

Felicitación Año Nuevo + Invitación (Clientes)

¡Feliz Año Nuevo, [NOMBRE]!

Desde Ruralkamp os deseamos un 2027 lleno de aventuras, risas y momentos en familia.

Esperamos que [NOMBRE DEL NIÑO] siga recordando con cariño su semana en el campamento. ¡Nosotros le recordamos con mucho cariño!

Si este verano quiere volver a vivir la experiencia, tiene plaza reservada con 50€ de descuento por ser parte de la familia Ruralkamp. Solo tienes que escribirnos.

¡Ojalá nos veamos de nuevo en los Valles Pasiegos!

Un abrazo enorme,
El equipo de Ruralkamp

Enviar: 1 de enero a todos los clientes 2026

Email emocional (Leads no convertidos)

¡Hola [NOMBRE]!

El verano pasado estuviste a punto de vivir la experiencia Ruralkamp. Este año, no te lo pierdas.

Mira lo que pasó en 2026: [ENLACE VÍDEO/GALERÍA]

Una semana sin pantallas, con naturaleza, aventura y amigos de verdad. Los niños volvieron a casa con barro en las zapatillas y mil historias que contar.

Las inscripciones para 2027 ya están abiertas. Si quieres que tu hijo viva esta aventura, escríbenos.

¡Te esperamos en el bosque!

Enviar: 15 de enero a leads no convertidos

Código descuento "Segunda oportunidad"

¡Hola [NOMBRE]!

Sabemos que el año pasado no fue el momento adecuado, pero queremos darte una segunda oportunidad.

Si reservas antes del 28 de febrero, tienes un descuento exclusivo de 30€ con el código VUELVE2027.

Solo tienes que escribirnos y mencionarlo al inscribirte.

Las plazas son limitadas (50 por turno), así que si te interesa, no lo dejes pasar.

¿Hablamos?

Enviar: 1 de febrero si no respondieron al email emocional

Situaciones Especiales

Cómo actuar ante casos problemáticos o excepcionales

Este apartado recoge las situaciones más comunes que pueden generar dudas al equipo de atención y cómo resolverlas de forma coherente.

El niño tiene una alergia grave o necesidad especial

Situación: El padre indica que el niño tiene una alergia severa (por ejemplo, anafilaxis a frutos secos) o una condición que requiere atención especial (diabetes, TDAH medicado, etc.).

Cómo actuar:

1. Agradecer que lo comuniquen con antelación.

2. No rechazar ni confirmar inmediatamente.

3. Decir: "Necesito consultar con el equipo de coordinación para asegurarme de que podemos atenderle correctamente. Te respondo en 24-48h."

4. Escalar al responsable (grupo WhatsApp o llamada).

5. Valorar si es asumible con los recursos disponibles.

6. Comunicar la decisión al padre de forma clara y empática.

Si se acepta, registrar en Kommo con todo detalle y asegurar que los monitores lo sepan antes del campamento.

El padre quiere cancelar después de pagar la señal

Situación: Un cliente que ya pagó los 100€ de señal quiere cancelar la reserva.

Cómo actuar:

1. Preguntar amablemente el motivo (puede ayudar a resolver su duda).

2. Si es una duda, intentar resolverla antes de proceder.

3. Si confirma cancelación, informar de la política según fecha:

— Hasta 30 abril: penalización 20€ (devolvemos 80€)

— 1 mayo a 1 junio: penalización 100€ (no se devuelve señal)

— Después del 2 junio: no hay devolución

4. Procesar la devolución correspondiente.

5. Mover lead a "Rechazado" con motivo "Cancelación voluntaria".

Mantener tono amable. Pueden volver el año siguiente.

Pide un descuento que no le corresponde

Situación: El lead pide un descuento inventado, quiere acumular descuentos, o negocia el precio sin motivo válido.

Cómo actuar:

1. Escuchar la petición sin confrontar.

2. Explicar con claridad los descuentos disponibles y sus condiciones.

3. Recordar que solo se aplica un descuento (el más favorable).

4. Mensaje tipo: "Entiendo que buscas el mejor precio. Te cuento los descuentos que tenemos: [explicar]. Desafortunadamente no es posible combinarlos ni crear descuentos adicionales, pero si cumples alguna condición, ¡lo aplicamos encantados!"

5. No ceder a presiones. El precio es el precio.

Si insiste mucho, escalar a responsable antes de perder el lead.

El turno que quiere está lleno

Situación: El lead quiere un turno específico pero ya no hay plazas disponibles.

Cómo actuar:

1. Agradecer su interés y lamentar no poder ofrecerle ese turno.

2. Ofrecer alternativa: "El turno de la semana X aún tiene plazas. ¿Te podría encajar?"

3. Si no le encaja ninguno, ofrecer lista de espera: "Si se libera alguna plaza, te avisamos inmediatamente."

4. Registrar en Kommo como "Lista de espera" con el turno deseado.

5. Si se produce una cancelación, contactar a los de lista de espera por orden.

Crear etiqueta "Lista de espera - Turno X" para identificarlos fácilmente.

Cliente de terceros contacta directamente para el año siguiente

Situación: Una familia que reservó a través de Buscocampamentos o similar contacta directamente para reservar el año siguiente (evitando comisión de la plataforma).

Cómo actuar:

1. Atender con normalidad, como cualquier cliente directo.

2. No mencionar ni preguntar por la plataforma.

3. Aplicar descuento de repetidor si corresponde (50€).

4. Registrar como "Referido - Cliente anterior" (no como plataforma terceros).

5. Procesar inscripción por canales directos (EasyManager propio).

Es legítimo que nos contacten directamente. No hay conflicto ético.

Queja sobre el precio (demasiado caro)

Situación: El lead dice que el precio es muy alto comparado con otros campamentos.

Cómo actuar:

1. No ponerse a la defensiva. Escuchar.

2. Explicar qué incluye el precio: alojamiento, pensión completa, actividades, monitores titulados, seguro, camiseta.

3. Destacar los diferenciales: grupos reducidos, 8 años de experiencia, supervisión 24h, filosofía sin pantallas.

4. Preguntar si hay algún descuento aplicable a su caso.

5. Mensaje tipo: "Entiendo que es una inversión importante. Por eso incluimos absolutamente todo, sin sorpresas ni extras. El valor está en la experiencia que vivirá tu hijo."

Si definitivamente no pueden pagarlo, no forzar. Registrar motivo.

El niño tiene menos de 6 o más de 12 años

Situación: El lead quiere inscribir a un niño fuera del rango de edad (5 años, 13 años...).

Cómo actuar:

1. Agradecer el interés.

2. Explicar que el campamento está diseñado específicamente para 6-12 años: actividades, ritmos, supervisión.

3. Si tiene 5 años y cumple 6 antes del campamento, valorar aceptarlo.

4. Si tiene 13 recién cumplidos y el año pasado tuvo 12, valorar excepción.

5. En casos límite, consultar con responsable.

6. Si no encaja, ser claro: "Por el bienestar de tu hijo y del grupo, este campamento no sería la mejor opción para su edad."

Mover a "Rechazado" con motivo "Edad fuera de rango".

Pregunta que no sabes responder

Situación: El lead hace una pregunta técnica, legal o específica que no sabes contestar.

Cómo actuar:

1. No inventar ni improvisar.

2. Decir: "Es una buena pregunta. Déjame consultarlo para darte una respuesta correcta. Te escribo en un rato."

3. Consultar en grupo de WhatsApp o llamar a responsable.

4. Responder al lead con la información verificada.

5. Registrar la pregunta y respuesta en Kommo para futuras referencias.

Mejor tardar 1h en responder bien que responder mal en 1 minuto.

Escalado de incidencias

Cuando una situación requiera decisión de un responsable o sea demasiado compleja:

1 Comunicar en el grupo de WhatsApp del equipo con contexto breve

2 Si es urgente (queja grave, decisión inmediata), llamar por teléfono

3 Mientras se resuelve, informar al lead de que estáis consultando

4 Una vez resuelta, registrar la solución en Kommo para futuras referencias

Recuerda

El objetivo no es vender a cualquier precio, sino encontrar familias que encajen con la filosofía Ruralkamp y ofrecerles una experiencia excelente. Un cliente mal gestionado puede hacer más daño que un lead perdido. Actúa siempre con honestidad, empatía y profesionalidad.